Tùy chỉnh GPT cho doanh nghiệp: Hướng dẫn xây dựng "Custom GPTs" nội bộ để giải quyết vấn đề nghiệp vụ đặc thù

Sự ra đời của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) như GPT-4 đã mở ra một kỷ nguyên mới về năng suất và sáng tạo. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp, sức mạnh của các mô hình AI đa dụng này thường bị giới hạn bởi một yếu tố then chốt: chúng thiếu đi ngữ cảnh đặc thù – những kiến thức, quy trình, và dữ liệu độc nhất của chính tổ chức bạn. Một mô hình AI chung chung không thể trả lời câu hỏi về chính sách nội bộ, soạn thảo một email theo đúng giọng văn thương hiệu, hay phân tích một báo cáo bán hàng dựa trên các thuật ngữ riêng của công ty.

Để giải quyết bài toán này và khai thác triệt để tiềm năng của AI, giải pháp "Custom GPTs" (GPT tùy chỉnh) đã ra đời. Đây là một bước tiến hóa, cho phép các doanh nghiệp không chỉ sử dụng AI, mà còn có thể "huấn luyện" và "nhào nặn" các phiên bản GPT chuyên biệt, dựa trên cơ sở tri thức của riêng mình.

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện về cách xây dựng các "Custom GPTs" nội bộ, giúp doanh nghiệp của bạn biến công nghệ AI tạo sinh thành những trợ lý chuyên môn, có khả năng giải quyết các vấn đề nghiệp vụ đặc thù một cách hiệu quả và an toàn.

Xem thêm:

• AI Copilot và hiệu suất cá nhân: Cách tích hợp trợ lý AI vào quy trình làm việc hàng ngày

• Tối ưu hoá nội dung cho tìm kiếm đa phương thức: Chiến lược mới trong kỷ nguyên tìm kiếm bằng hình ảnh, giọng nói và văn bản

• Giải pháp AI Automation & AI Agent: Tăng tốc quy trình với trí tuệ nhân tạo

1. "Custom GPTs" là gì? Bước tiến hóa từ AI đa dụng đến trợ lý chuyên môn

Về bản chất, Custom GPTs là các phiên bản chuyên biệt của mô hình ChatGPT cốt lõi mà người dùng có thể tạo ra một cách dễ dàng (không cần kỹ năng lập trình) để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Sự "tùy chỉnh" này đến từ việc kết hợp sức mạnh của mô hình nền tảng với ba thành phần chính:

• Bộ chỉ dẫn: Đây là "bộ não" và "tính cách" của Custom GPT. Bạn sẽ cung cấp một bộ chỉ dẫn chi tiết, xác định rõ vai trò của nó (ví dụ: "Bạn là một chuyên gia phân tích marketing"), mục tiêu, các bước cần thực hiện, văn phong cần sử dụng, và những điều cần tránh.

• Cơ sở tri thức: Đây là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bạn có thể tải lên các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp (dưới dạng file PDF, DOCX, TXT...). Custom GPT sẽ sử dụng kho kiến thức này làm "nguồn chân lý" duy nhất để đưa ra câu trả lời, thay vì dựa vào dữ liệu chung trên internet.

• Năng lực và hành động: Bạn có thể tùy chọn bật/tắt các khả năng như duyệt web, tạo hình ảnh bằng DALL-E, hoặc phân tích dữ liệu. Ở cấp độ nâng cao, bạn có thể kết nối Custom GPT với các hệ thống bên ngoài thông qua API (ví dụ: kết nối với hệ thống CRM, Trello, Jira) để nó có thể thực hiện các hành động thực tế.

Sự kết hợp này biến một mô hình AI đa dụng thành một trợ lý chuyên môn, một chuyên gia "cây nhà lá vườn" am hiểu sâu sắc về chính doanh nghiệp của bạn.

2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng các "Custom GPTs" nội bộ?

Việc đầu tư vào việc xây dựng các trợ lý AI chuyên biệt mang lại những lợi ích chiến lược rõ rệt:

• Giải quyết các vấn đề nghiệp vụ đặc thù: ChatGPT thông thường không thể trả lời những câu hỏi như: "Quy trình duyệt nghỉ phép của công ty ta như thế nào?" hay "Tóm tắt các điểm chính trong báo cáo Q2 của phòng kinh doanh.". Một Custom GPT được cung cấp tài liệu nội bộ có thể trả lời những câu hỏi này một cách chính xác và tức thì.

• Đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ thương hiệu: Bạn có thể tạo ra một "Marketing Copilot" được huấn luyện dựa trên bộ nhận diện thương hiệu (brand guidelines), các chiến dịch thành công trong quá khứ và chân dung khách hàng. Trợ lý này sẽ giúp mọi thành viên trong đội ngũ tạo ra các bài đăng mạng xã hội, email, hay mô tả sản phẩm luôn đồng nhất về giọng văn và thông điệp.

• Tăng tốc quy trình và nâng cao năng suất: Tự động hóa các tác vụ lặp lại đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Ví dụ, một Custom GPT có thể giúp đội ngũ bán hàng soạn thảo các email chào hàng đầu tiên dựa trên thông tin sản phẩm và các kịch bản bán hàng thành công đã được cung cấp.

• "Dân chủ hóa" kiến thức nội bộ: Xây dựng một "trợ lý tri thức công ty" hoạt động như một cuốn sổ tay nhân viên tương tác. Nhân viên mới có thể đặt câu hỏi và nhận câu trả lời ngay lập tức, giảm bớt gánh nặng cho các nhân sự cấp cao và phòng HR.

• Tăng cường bảo mật thông tin: Khi sử dụng các phiên bản doanh nghiệp như ChatGPT Enterprise, các cuộc hội thoại và dữ liệu bạn tải lên để xây dựng Custom GPTs sẽ không được sử dụng để huấn luyện các mô hình chung của OpenAI. Điều này đảm bảo tri thức và các thông tin nhạy cảm của công ty được bảo vệ.

3. Hướng dẫn chi tiết quy trình xây dựng một Custom GPT nội bộ

Quy trình xây dựng một Custom GPT trực quan và không đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật sâu.

Bước 1: Xác định rõ ràng bài toán cần giải quyết 

Đây là bước quan trọng nhất. Một Custom GPT hiệu quả phải bắt nguồn từ một vấn đề hoặc một nhu cầu rõ ràng. Hãy bắt đầu với một bài toán có giá trị cao và phạm vi hẹp. Ví dụ:

• Vấn đề: Nhân viên mới mất quá nhiều thời gian để hỏi các câu hỏi lặp lại về chính sách công ty.

• Giải pháp: Xây dựng "Trợ lý HR Onboarding".

Bước 2: Thiết kế "nhân cách" và bộ chỉ dẫn 

Trong giao diện GPT Builder, bạn sẽ bắt đầu với việc "trò chuyện" với trình tạo để định hình cho trợ lý AI của mình. Hãy viết một bộ chỉ dẫn chi tiết, bao gồm:

• Vai trò: "Bạn là một chuyên gia hỗ trợ nhân sự của công ty ATD."

• Mục tiêu: "Mục tiêu của bạn là trả lời các câu hỏi của nhân viên mới về chính sách, quy trình và văn hóa công ty một cách thân thiện, chính xác và chuyên nghiệp."

• Quy trình: "Khi nhận được câu hỏi, hãy luôn tìm kiếm câu trả lời trong cơ sở tri thức được cung cấp trước tiên. Nếu không tìm thấy, hãy lịch sự thông báo rằng bạn không có thông tin và hướng dẫn họ liên hệ với phòng HR."

• Ràng buộc: "Không được đưa ra ý kiến cá nhân. Không được trả lời các câu hỏi không liên quan đến công ty. Luôn sử dụng ngôn ngữ tích cực."

Bước 3: Xây dựng cơ sở tri thức 

Đây là lúc bạn "dạy" cho GPT. Hãy thu thập các tài liệu liên quan và tải chúng lên:

• Sổ tay nhân viên (PDF)

• Chính sách nghỉ phép, bảo hiểm (DOCX)

• Tài liệu về giá trị cốt lõi và văn hóa công ty (TXT)

GPT sẽ tự động xử lý và lập chỉ mục các tài liệu này để sử dụng làm nguồn tham chiếu.

Bước 4: Cấu hình năng lực và kiểm thử 

Lựa chọn các năng lực cần thiết. Ví dụ, với một "Trợ lý HR", bạn có thể sẽ muốn tắt khả năng duyệt web để đảm bảo nó chỉ trả lời dựa trên tài liệu nội bộ.

• Bắt đầu thử nghiệm bằng cách đặt các câu hỏi khác nhau để xem GPT trả lời như thế nào.

Bước 5: Tinh chỉnh và chia Sẻ

• Dựa trên kết quả kiểm thử, quay lại Bước 2 và Bước 3 để tinh chỉnh bộ chỉ dẫn hoặc bổ sung thêm tài liệu cho cơ sở tri thức.

• Khi đã hài lòng, bạn có thể xuất bản và chia sẻ Custom GPT của mình cho toàn bộ tổ chức.

4. Các trường hợp sử dụng thực tiễn cho doanh nghiệp

Khả năng ứng dụng là vô hạn. Dưới đây là một vài ý tưởng:

• "Trợ lý Marketing": Soạn thảo bài đăng mạng xã hội, email, mô tả sản phẩm theo đúng giọng văn thương hiệu.

• "Cố vấn bán hàng": Giúp soạn thảo email chào hàng, tóm tắt thông tin khách hàng và gợi ý các điểm chính cần đề cập trong cuộc gọi.

• "Người hỗ trợ kỹ thuật cấp 1": Hướng dẫn người dùng giải quyết các vấn đề IT phổ biến dựa trên kho tài liệu hướng dẫn nội bộ.

• "Chuyên gia phân tích báo cáo": Tải lên một báo cáo tài chính hoặc kinh doanh dưới dạng file CSV/Excel và đặt các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để khai thác insight.

Xem thêm:

• Ứng dụng AI trong phân tích thị trường ngách: Khám phá cơ hội kinh doanh tiềm ẩn và xây dựng chiến lược thâm nhập hiệu quả

• 5 năng lực cốt lõi kiến tạo sự nghiệp trong tương lai

• Ứng dụng AI để tự động hoá và tối ưu hiệu suất công việc

Kết luận

Việc tùy chỉnh GPT cho doanh nghiệp đại diện cho một sự chuyển dịch chiến lược: từ việc sử dụng các công cụ AI đa dụng sang việc xây dựng một "đội quân" các trợ lý số chuyên biệt, được thiết kế riêng để giải quyết các thách thức độc nhất của tổ chức.

Bằng cách khai thác "Custom GPTs", doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh của các mô hình ngôn ngữ lớn trong khi vẫn đảm bảo rằng chúng hoạt động dựa trên ngữ cảnh, quy trình và tri thức nội bộ. Đây là con đường để không chỉ tăng tốc quy trình mà còn để khuếch đại trí tuệ tập thể của toàn bộ tổ chức, tạo ra một lợi thế cạnh tranh bền vững trong kỷ nguyên Trí tuệ nhân tạo.