Làm Business Analyst cần kỹ năng gì? Top 4 kỹ năng mềm không thể thiếu

Business Analyst (BA) không chỉ là người phân tích số liệu hay viết tài liệu. Trong thực tế, BA đóng vai trò như một “cầu nối” quan trọng giữa bộ phận kỹ thuật và các bên liên quan trong kinh doanh. Chính vì vậy, bên cạnh kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một BA giỏi và một BA trung bình.

Nếu kỹ năng cứng giúp BA hiểu được quy trình, phân tích nghiệp vụ, sử dụng các công cụ chuyên môn thì kỹ năng mềm lại giúp họ truyền đạt thông tin hiệu quả, giải quyết vấn đề và phối hợp công việc trong môi trường đầy biến động. Bài viết này sẽ tập trung vào top 4 kỹ năng mềm quan trọng nhất mà một Business Analyst cần có nếu muốn phát triển lâu dài và bền vững trong nghề.

1. Tổng quan các nhóm kỹ năng cần có của BA

Một Business Analyst chuyên nghiệp cần hội tụ đủ hai nhóm kỹ năng chính:

• Kỹ năng kỹ thuật (hard skills): bao gồm khả năng phân tích dữ liệu, viết tài liệu nghiệp vụ (SRS, BRD, User Story), sử dụng công cụ như Jira, Confluence, Figma, SQL, hiểu mô hình Agile/Scrum, và kiến thức nền về hệ thống, mô hình kinh doanh.
• Kỹ năng mềm (soft skills): đây là nhóm kỹ năng giúp BA xử lý tình huống linh hoạt, giao tiếp tốt với các bên liên quan, làm việc nhóm hiệu quả và quản lý khối lượng công việc hợp lý. Đây chính là trọng tâm của bài viết hôm nay.

Những kỹ năng mà một BA cần có (Nguồn ảnh: Internet)

2. Top 4 kỹ năng mềm không thể thiếu của BA

2.1. Kỹ năng giao tiếp & truyền đạt (Communication)

Giao tiếp là kỹ năng sống còn của BA. Một BA không thể làm tốt nếu không biết lắng nghe khách hàng, diễn đạt ý tưởng rõ ràng hoặc viết tài liệu dễ hiểu. Trong dự án, BA thường xuyên phải làm việc với các stakeholder không cùng chuyên môn, từ khách hàng đến lập trình viên.

Việc truyền tải yêu cầu chính xác, tránh hiểu lầm và đảm bảo thông tin được phản hồi kịp thời là yếu tố then chốt. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp còn bao gồm khả năng lắng nghe chủ động – giúp BA thấu hiểu nhu cầu ẩn sâu của người dùng chứ không chỉ dừng ở "những gì họ nói".

Communication Skills (Nguồn ảnh: Internet)

2.2. Tư duy phản biện & logic (Critical Thinking)

Business Analyst không chỉ thu thập thông tin, mà còn cần biết phân tích và phản biện lại thông tin đó. Trong thực tế, không phải yêu cầu nào từ khách hàng cũng hợp lý hoặc khả thi. BA cần có khả năng đặt ra những câu hỏi sắc bén, đào sâu vấn đề và từ đó đưa ra giải pháp thực tế, hiệu quả.

Tư duy logic cũng giúp BA nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ, phát hiện lỗ hổng trong quy trình và đưa ra các đề xuất cải tiến có giá trị. Một BA có tư duy phản biện tốt sẽ góp phần làm nên những sản phẩm chất lượng và đúng với mục tiêu kinh doanh.

Critical Thinking (Nguồn ảnh: Internet)

2.3. Khả năng làm việc nhóm (Teamwork & Collaboration)

Là người đứng giữa nhiều phòng ban, BA phải phối hợp nhịp nhàng với Dev, QA, PM, PO cũng như các bên liên quan khác. Làm việc nhóm hiệu quả không chỉ là hỗ trợ lẫn nhau, mà còn là khả năng điều phối, giữ vững tinh thần hợp tác và tạo ra không khí làm việc tích cực.

Trong các tình huống xảy ra mâu thuẫn giữa bộ phận kỹ thuật và người dùng, BA chính là người đứng ra kết nối, giải thích và cân bằng nhu cầu của cả hai bên. Nếu không có kỹ năng làm việc nhóm tốt, BA dễ trở thành “người trung gian bị động” thay vì “người kết nối chủ động”.

Teamwork & Collaboration (Nguồn ảnh: Internet)

2.4. Kỹ năng quản lý thời gian & ưu tiên (Time Management)

Công việc của BA thường diễn ra trong môi trường nhiều thay đổi và deadline gấp rút. Do đó, việc biết cách phân bổ thời gian hợp lý, sắp xếp ưu tiên các yêu cầu theo mức độ quan trọng là vô cùng cần thiết.

BA giỏi sẽ không “ôm đồm” mà biết cách làm việc có chiến lược – phân chia nhiệm vụ theo sprint, theo milestone, và luôn giữ được sự chủ động trong công việc. Đây cũng là kỹ năng giúp BA tránh stress, burnout và duy trì hiệu suất làm việc ổn định.

Time Management (Nguồn ảnh: Internet)

Xem thêm:

• Business Analyst làm gì? Vai trò và công việc chính của BA trong doanh nghiệp
• Business Analyst nên học Power BI hay Tableau? Công cụ nào phù hợp?
• Lộ trình học Business Analyst từ con số 0

3. Các tình huống thực tế khi kỹ năng mềm phát huy hiệu quả

• Khi khách hàng thay đổi yêu cầu liên tục: kỹ năng giao tiếp, tư duy logic giúp BA phân tích lại yêu cầu, truyền đạt rõ ràng đến team kỹ thuật mà không gây mất thời gian hay hiểu lầm.
• Khi dev gặp khó khăn trong việc hiểu nghiệp vụ: BA sẽ phải phối hợp chặt chẽ với cả dev và user, sử dụng khả năng truyền đạt để làm rõ quy trình, hỗ trợ xây dựng giải pháp khả thi.
• Khi xảy ra xung đột giữa hai phòng ban: BA chính là người đứng ra “hòa giải”, hiểu rõ bối cảnh của cả hai bên, giúp tìm ra giải pháp trung lập và phù hợp với mục tiêu chung của dự án.

4. Gợi ý cách rèn luyện kỹ năng mềm cho BA

• Tham gia các workshop, khóa học chuyên sâu tại ATD: không chỉ học kiến thức chuyên môn, bạn còn được thực hành kỹ năng mềm qua tình huống thực tế, case study và dự án mô phỏng.
• Đọc sách kỹ năng: như “7 thói quen của người thành đạt” (Stephen R. Covey), “Critical Thinking”, “How to Win Friends and Influence People” – đều là nguồn tài liệu quý để rèn luyện giao tiếp và tư duy phản biện.
• Chủ động học từ phản hồi: sau mỗi dự án, hãy nhận feedback từ đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng. Ghi chép lại, rút kinh nghiệm và cải thiện dần qua từng lần tương tác thực tế.

5. Kết luận

Business Analyst không đơn thuần là người viết tài liệu hay phân tích yêu cầu. Một BA thực thụ chính là người kết nối, truyền đạt, giải quyết vấn đề và làm cho quy trình phát triển sản phẩm diễn ra hiệu quả hơn.

Kỹ năng mềm là thứ không thể học nhanh trong một ngày mà cần luyện tập thường xuyên qua va chạm thực tế. Vì vậy, nếu bạn đang có ý định theo nghề BA, đừng chỉ chăm chăm học công cụ – hãy đầu tư thời gian để xây dựng cho mình nền tảng kỹ năng mềm thật vững chắc.

Tham khảo ngay: Business Analyst in Practices