Excel hay Power BI – Công cụ nào mạnh hơn?

Trong thế giới phân tích và xử lý dữ liệu ngày nay, Excel và Power BI là hai công cụ phổ biến và mạnh mẽ nhất. Chúng đều có thể giúp người dùng xử lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu, nhưng mỗi công cụ lại có những đặc điểm riêng biệt phù hợp với các nhu cầu khác nhau.

Vậy nên chọn Excel hay Power BI? Công cụ nào tốt hơn cho công việc của bạn? Trong bài viết này, chúng ta sẽ so sánh chi tiết cả hai công cụ này để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.

1. So sánh Excel và Power BI

1.1 Excel – Công cụ quen thuộc và linh hoạt

Ưu điểm:

• Phù hợp cho dữ liệu nhỏ và trung bình: Excel là một công cụ linh hoạt, phù hợp với việc xử lý dữ liệu có quy mô nhỏ đến trung bình. Nếu bạn làm việc với các bảng tính có số lượng dữ liệu không quá lớn, Excel là sự lựa chọn lý tưởng.
• Chỉnh sửa linh hoạt: Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Excel là khả năng nhập công thức, thao tác dữ liệu, và tạo báo cáo tùy ý. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, thay đổi và tùy chỉnh các ô dữ liệu để phân tích nhanh chóng.
• Hỗ trợ PivotTable và hàm tính toán mạnh mẽ: Excel cho phép bạn sử dụng PivotTable để tóm tắt và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. Các hàm tính toán như SUM, AVERAGE, VLOOKUP, IF, và nhiều hàm khác cũng giúp người dùng tính toán và phân tích dữ liệu hiệu quả.

Nhược điểm:

• Khó quản lý khi dữ liệu lớn: Một trong những hạn chế lớn của Excel là khả năng xử lý dữ liệu lớn. Khi lượng dữ liệu quá lớn (hàng triệu dòng dữ liệu), Excel có thể gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu suất và có thể bị chậm hoặc thậm chí treo.
• Không chuyên về trực quan hóa: Mặc dù Excel cung cấp các biểu đồ cơ bản, nhưng việc tạo các biểu đồ đẹp và sinh động vẫn chưa được tối ưu như Power BI. Excel không phải là công cụ lý tưởng cho các báo cáo trực quan chuyên nghiệp.

Công cụ Excel (Nguồn ảnh: Internet)

1.2 Power BI – Công cụ mạnh mẽ cho báo cáo trực quan

Ưu điểm:

• Tự động kết nối và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: Power BI có khả năng kết nối với rất nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm cơ sở dữ liệu, Excel, web, API và nhiều hệ thống khác. Nó có thể tự động làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Dashboard trực quan, sinh động, dễ dàng chia sẻ: Power BI cung cấp khả năng tạo ra các dashboard đẹp mắt, chuyên nghiệp với giao diện trực quan. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ báo cáo với các bên liên quan thông qua web hoặc ứng dụng di động.
• Tốc độ xử lý dữ liệu lớn nhanh hơn Excel: Với khả năng sử dụng công nghệ in-memory và mô hình dữ liệu cột, Power BI có thể xử lý khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều so với Excel.

Nhược điểm:

• Phải học cách sử dụng: Power BI yêu cầu người dùng phải có kiến thức cơ bản về cách sử dụng và thiết lập báo cáo. Không giống Excel, nơi hầu hết mọi người đều có thể bắt đầu ngay lập tức, Power BI đòi hỏi thời gian để làm quen với các tính năng của nó.
• Không linh hoạt như Excel trong việc nhập dữ liệu thủ công: Mặc dù Power BI hỗ trợ nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng việc nhập liệu thủ công hoặc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong Power BI lại không linh hoạt bằng Excel. Excel cho phép bạn nhập và thay đổi dữ liệu ngay trên bảng tính mà không cần phải thông qua các bước phức tạp.

Công cụ Power BI (Nguồn ảnh: Internet)

2. Bảng so sánh Excel và Power BI

3. Khi nào nên dùng Excel, khi nào nên dùng Power BI?

3.1 Nên dùng Excel khi:

• Làm báo cáo nhỏ, xử lý bảng tính, kiểm tra dữ liệu nhanh: Nếu bạn chỉ cần làm các báo cáo đơn giản hoặc thực hiện các phân tích nhanh chóng trên bảng tính nhỏ, Excel là công cụ lý tưởng.
• Cần linh hoạt nhập liệu và chỉnh sửa thủ công: Excel cho phép bạn nhập và chỉnh sửa dữ liệu một cách dễ dàng mà không cần quá nhiều bước cấu hình.
• Công ty chưa có hệ thống dữ liệu lớn: Nếu công ty của bạn không làm việc với các hệ thống dữ liệu lớn hoặc chỉ có dữ liệu nhỏ và đơn giản, Excel là lựa chọn hoàn hảo.

3.2 Nên dùng Power BI khi:

• Xử lý dữ liệu lớn, nhiều nguồn khác nhau: Nếu công ty bạn làm việc với dữ liệu lớn từ nhiều nguồn khác nhau như cơ sở dữ liệu, Excel, web API, Power BI sẽ giúp bạn xử lý và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Cần báo cáo trực quan, dễ chia sẻ qua web: Nếu bạn cần tạo các báo cáo đẹp mắt, chuyên nghiệp và chia sẻ chúng một cách dễ dàng với đồng nghiệp hoặc khách hàng, Power BI sẽ là công cụ hoàn hảo.
• Muốn tự động cập nhật dữ liệu: Power BI có thể tự động cập nhật dữ liệu từ các nguồn kết nối mà không cần phải nhập liệu thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

4. Kết luận

Tóm lại, không có công cụ nào tuyệt đối mạnh hơn công cụ còn lại, mà việc lựa chọn giữa Excel và Power BI phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô công việc của bạn. Excel phù hợp cho các tác vụ đơn giản, linh hoạt với dữ liệu nhỏ đến trung bình, trong khi Power BI lại là lựa chọn lý tưởng cho các báo cáo trực quan, dữ liệu lớn và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. 

Sự kết hợp hài hòa giữa hai công cụ này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa khả năng phân tích và trực quan hóa dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và ra quyết định chính xác hơn. Tham khảo ngay các khóa học về Excel và Power BI tại trung tâm ATD:

• Tổng hợp phân tích dữ liệu bằng Excel
• Trực quan hóa Dữ liệu với Power BI căn bản
• Trực quan hóa dữ liệu với MS Power BI