Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cách mạng công nghiệp 4.0, kỹ năng tin học văn phòng trở thành một yêu cầu thiết yếu đối với hầu hết các ngành nghề. Tuy nhiên, tại Việt Nam, nhiều sinh viên vẫn chưa nắm vững các kỹ năng này khi bước vào kỳ thực tập, gây ra nhiều khó khăn và hạn chế cơ hội phát triển trong môi trường làm việc thực tế.

Theo một khảo sát của Trung tâm Hỗ trợ Sinh viên TP.HCM vào năm 2023, có tới 60% sinh viên thừa nhận họ chưa thành thạo các phần mềm tin học cơ bản như Microsoft Word, Excel, và PowerPoint. Trong khi đó, theo báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, chỉ khoảng 30% trường đại học và cao đẳng tại Việt Nam có chương trình đào tạo kỹ năng tin học văn phòng đạt chuẩn quốc tế.

Theo báo cáo của VietnamWorks năm 2022, khoảng 55% nhà tuyển dụng tại Việt Nam cho rằng kỹ năng tin học văn phòng của sinh viên mới tốt nghiệp là yếu kém. Một nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Kinh tế Trung ương vào năm 2021 cho thấy, sinh viên thiếu kỹ năng tin học văn phòng phải mất thêm trung bình 1-2 tháng để thích nghi và học hỏi khi bắt đầu công việc mới. Tỉ lệ sinh viên tự tin về kỹ năng tin học văn phòng của mình chỉ đạt 35%, theo một khảo sát của Báo Tuổi Trẻ năm 2022

Trao đổi với bạn Nguyễn Thị Mai, sinh viên năm ba ngành Marketing tại Đại học UEH, chia sẻ: “Khi đi thực tập tại một công ty truyền thông, em gặp nhiều khó khăn trong việc lập bảng tính và làm báo cáo bằng Excel” 

Mặc dù là GenZ – thế hệ đang được lớn lên trong công nghệ thông tin lại khá “sợ hãi” với những thao tác tin học văn phòng căn bản. Lý giải về “nghịch lý” này, Mai cho hay bản thân từ trước đến nay không quá chú trọng đến việc phát triển kỹ năng tin học văn phòng. Thậm chí hồi cấp 3, những tiết học Tin của Mai chủ yếu là học trên lớp, chứ hiếm khi nào được thực hành trên phòng máy. Do đó, kiến thức Tin học mà cô bạn có được chủ yếu là lý thuyết suông, không được thực hành đều đặn nên nhiều khi kiến thức bị nhầm lẫn, rồi “râu ông lọ cắm cằm bà kia”.

Anh Lê Văn Hưng, trưởng phòng nhân sự của một công ty IT tại TP.HCM, nhận định: “Chúng tôi thường phải tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn về tin học văn phòng cho sinh viên mới vào thực tập. Điều này tốn kém thời gian và chi phí cho công ty. Nếu các bạn sinh viên được trang bị tốt hơn ngay từ khi còn ở trường, cả doanh nghiệp và các bạn sẽ tiết kiệm được nhiều nguồn lực.”

Trong thời đại công nghệ 4.0, tin học văn phòng ngày càng trở thành một công cụ quan trọng và hữu ích cho mọi ngành nghề. Việc thành thạo kỹ năng tin học văn phòng có thể mở ra nhiều cánh cửa dẫn đến thành công, mang lại nhiều cơ hội việc làm và giúp việc kinh doanh, quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Theo thống kê, hơn 90% nhà quản lý trên toàn thế giới sử dụng Excel hàng ngày để quản lý công việc. Các phần mềm tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, và Outlook, dù nhỏ bé, nhưng đã đóng góp đáng kể vào việc giúp hơn 90% công việc được thực hiện một cách mượt mà và khoa học.

Thành thạo tin học văn phòng là rất quan trọng khi đi thực tập vì những nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên có kỹ năng tin học văn phòng tốt  điều này cho thấy bạn có khả năng làm việc chuyên nghiệp và có thể đóng góp ngay từ đầu. Ngoài ra những phần mềm kinh điển trên máy tính, chẳng hạn như Excel hay Word, sẽ giúp bạn sắp xếp những suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách logic. Và sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc nhờ kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn tạo ấn tượng tốt với sếp và đồng nghiệp, mở ra nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Ngày nay, việc tiếp cận những kiến thức này không còn khó khăn. Chỉ cần một cú click chuột, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các khóa học và video hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng trên mạng. Vì vậy, hãy nghiêm túc trau dồi kỹ năng này nhé!

Hiện tại Trung tâm đào tạo Công nghệ và Thiết kế UEH (ATD) đang mở các lớp Luyện thi chứng chỉ tin học quốc tế MOS 2019/365 đáp ứng chuẩn đầu ra UEH cũng như trang bị những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trong quá trình học tập, làm việc, chứng chỉ duy nhất về Tin học Văn phòng do Microsoft thế giới công nhận.